ЭДО — что это такое и кому нужно?

Организация грамотного документооборота, который отвечает требованиям законодательства, повышает эффективность компании, снижает затраты и гарантирует защиту от несанкционированного доступа, — это актуальная проблема для многих предприятий, решить которую поможет система электронного документооборота (далее — ЭДО). Как она влияет на эффективность предприятия? И что необходимо для того, чтобы осуществить переход?

Внедрение ЭДО означает, что любые операции с документами (создание, обработка, хранение, отправка и пр.) происходят исключительно в цифровой форме. Авторство и подлинность электронной документации подтверждается с помощью электронной подписи (далее — ЭП), которая является законным аналогом подписи от руки. ЭДО не предполагает обработки бумажных носителей, все данные имеют цифровой вид.
При создании электронного документа отправитель ставит ЭП, затем с использованием программного обеспечения и защищенных каналов связи происходит отправка документа. При получении ЭД адресат ставит собственную ЭП, уведомление о которой сразу приходит к отправителю.

Преимущества ЭДО:

  • ускорение обмена документацией и расчетов с контрагентами
  • отсутствие необходимости вести архивную документацию
  • защита от утечки коммерческой информации
  • экономия времени и средств
  • круглосуточный документооборот
  • мониторинг статуса, в котором находится документ (доставлен, подписан, отклонен)

К недостаткам можно отнести:

  • первичные затраты на внедрение системы (оплат, подключение, покупка электронной подписи, обучение сотрудников)
  • риск утраты информации вследствие программных неполадок.

ЭДО может быть как внутренним (осуществляется в рамках одного предприятия), так и внешним, (документы передаются в государственные организации или другие компании).

Последовательность работы с ЭДО:

  • формирование документа
  • электронная подпись
  • отправка документа получателю
  • ознакомление адресата с полученным документом
  • подпись адресата (или отклонение документа по причине недостоверности, неправильного оформления и пр.)
  • переход к действиям, которые предполагаются после окончания оформления (отгрузка продукции или оказание услуг, оплата и пр.)

Мы предлагаем своим клиентам два варианта использования ЭДО:

  • бесплатный — включает в себя доступ к личному кабинету ЭДО в СБИС, в котором каждое юридическое лицо или ИП может самостоятельно получить или отправить документы. При необходимости гарантируется оперативная техническая поддержка
  • платный — исходя из особенностей учетной базы стоимость услуги составляет от 5000 руб.

Документооборот может быть настроен непосредственно в 1С, в таком случае напрямую из 1С:Бухгалтерии поступают и отправляются документы. Возможна автоматическая загрузка/отправка в необходимом формате. При платном обслуживании клиент или его контрагент, которому отправлены документы, имеет возможность сформировать документ поступления в 1с на основании полученного электронного документа.

Стоимость исходящей отправки документов (счетов, актов, счет-фактур, договоров, УПД, накладных и пр.) оплачивается клиентом и составляет около 7 руб. за комплект. Счет к оплате выставляет оператор документооборота (СБИС) ежеквартально (по факту исходящих отправок). Входящая документация всегда доставляется БЕСПЛАТНО. Гарантируем индивидуальный подход к клиентам и в отдельных случаях бесплатно настраиваем ЭДО.

Внедрение ЭДО позволяет оптимизировать документооборот и сэкономить материальные, интеллектуальные и физические ресурсы компании, а также минимизировать налоговые риски, связанные с отсутствием входящей документации. Со списком одобренных операторов ЭДО можно ознакомиться на официальном сайте ФНС.